CHÂN DUNG CỦA THƯ KÝ VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI

Người thư ký và công việc thư ký đã thay đổi rất nhiều kể từ khi máy tính và các phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ văn phòng xuất hiện từ những thập niên 80. Công việc đánh máy chữ trước đây chiếm 60% khối lượng công việc của thư ký nay chỉ còn khoảng 20%. Trước đây công việc lưu trữ tài liệu, văn thư và tìm kiếm chiếm mất nhiều thời gian. Hiện nay, với sự trợ giúp của máy tính thì việc lưu trữ và tìm kiếm trở nên vô cùng nhanh chóng.
Từ vai trò quản lý các địa chỉ giao dịch, ngày nay thư ký thành bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp và môi trường hoạt động của công ty, trong các quan hệ với những người cùng cộng tác, với khách hàng. Về mặt quan hệ cấp bậc cũng có sự thay đổi; quan hệ giữa chủ (hoặc giám đốc) và thư ký có khuynh hướng mở ra ở không gian cấp bậc cao. Các công ty muốn giảm bớt chi phí, nên thư ký không chỉ làm việc với một mình chủ (hoặc giám đốc) mà còn với cả cấp lãnh đạo khác.
Một văn phòng thư ký có khi có nhiều người, hoạt động hỗ trợ nhau trên nhiều lĩnh vực. Các ông chủ ngày nay còn phải tự khai thác những công văn giấy tờ gởi đến cho mình, tự quản lý máy tính của mình. Vì thế, người thư ký thường kiêm nhiệm vai trò tiếp xúc với khách hàng, làm cho cả mạng lưới hoạt động trong công ty sinh động hơn, giữ quan hệ tốt với những nhân viên khác. Như thế người thư ký ngày nay ít dùng thì giờ hơn vào các công việc có tính chất văn phòng thuần tuy. Người chủ doanh nghiệp thường tìm cho được người thư ký năng động trong các công việc ấy. Thư ký có năng lực cũng thực sự sáng giá không khác những các nhân viên giỏi khác.

Thông thường không phải người ta trở thành thư ký vì có khiếu hay thiên hướng làm những công việc ấy, mà bởi vì họ lao vào cuộc sống hoạt dộng tích cực và có tính độc lập. Hiện nay có khá nhiều thư ký lành nghề không trải qua đào tạo chuyên nghiệp ở trường lớp. Bằng cấp không nhất thiết là một đòi hỏi trọng yếu, mà điều quan trọng đặc biệt để hành nghề thư ký là khả năng phản xạ tốt và suy xét nhạy bén.

Một trong các phẩm chất không thể thiếu của người thư ký là biết sử dụng thành thạo một ngoại ngữ gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức.

Nếu là nữ thư ký thì độc thân là một yếu tố thuận lợi cũng như nhà gần cơ quan làm việc. Nhan sắc và giao tiếp lịch thiệp đương nhiên cũng là những điều rất cần thiết....