KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC

Công việc của thư ký rất nặng nề nếu chúng ta không biết sắp xếp một cách hợp lý. Bàn làm việc của thư ký ngổn ngang tài liệu và dụng cụ văn phòng, điện thoại reo liên tục… chắc chắn người thư ký sẽ rất căng thẳng trước công việc quá nhiều. Hoàn toàn không phải do năng lực chuyên môn yếu kém mà do Bạn chưa biết cách tổ chức công việc hợp lý. Để làm tốt công việc, người thư ký cần lưu ý các điểm sau đây:
SẮP XẾP HỒ SƠ KHOA HỌC
Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với người thư ký. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng đối với người thư ký. Không phải bất kỳ thư ký nào cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, Bạn nên tiến hành theo trình tự sau:
Chọn tủ hồ sơ:

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:

Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:
Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:
Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

Sử dụng những mẫu giấy ghi chú:
Dùng mẫu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẫu giấy ghi chú là “Báo cáo”, nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.
Phân loại hồ sơ:

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

Phân loại theo chủ đề:
Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

Phân loại theo cụm:
Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.

Phân loại theo nhóm:
Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.
RÈN LUYỆN TÁC PHONG CÔNG NGHIỆP
Tác phong công nghiệp của người thư ký thể hiện từ cách ăn mặc, cách trang điểm, tư thế đi đứng, cử chỉ trong giao tiếp… Chúng ta thấy rằng, khi tiếp xúc với một người nào đó, chúng ta thường chú ý đến diện mạo, cách ăn mặc, tác phong giao tiếp…cho đến từng chi tiết nhỏ nhất. Ông Bà ta có câu "Quen sợ dạ, lạ sợ áo quần". Vì vậy, trước khi bước ra khỏi nhà, người thư ký cần kiểm tra hình thức của mình. Để rèn luyện tác phong công nghiệp chuẩn mực nhất, chúng ta cần chú ý các điểm sau:

Trang phục:

Chúng ta đừng cho rằng trang phục khi làm việc không cần thiết lắm vì phải mặc đồng phục, nên màu sắc và kiểu trang phục không do mình tự ý lựa chọn. Với bộ đồng phục, người thư ký thấy mình chững chạc trong công việc. Tuy nhiên, ví dụ trong bộ đồng phục màu tím than, người thư ký cài trên ve áo một vật trang sức màu vàng nhạt thì sẽ làm họ nổi bật lên. Mặc dù chỉ tô điểm một chút nhưng sẽ làm chúng ta tự tin nhiều hơn trong công việc.

Nếu được quyền chọn trang phục tùy ý, chúng ta nên lựa chọn màu sắc của trang phục phù hợp với tuổi tác, hình thể, làn da. Ví dụ dáng người cao, thanh mảnh nên chọn loại vải trơn hoặc hoa văn carô; dáng người nở nang rắn chắc thì không nên chọn loại vải hoa văn caro hay hoa văn lớn.

Nên chọn loại vải tốt để tránh nhàu nát quần áo trong khi làm việc. Cuối ngày làm việc vẫn phải giữ quần áo cho tươm tất, phẳng phiu.

Vì chúng ta đại diện công ty trong giao tiếp nên không được mặc quần jean, quần kaki khi làm việc. Trang phục phải kín đáo nhưng duyên dáng, trang sức không nên rườm rà, khoe của. Cho dù chúng ta có đôi chân trần rất đẹp nhưng khi làm việc nên mang vớ và lựa chọn đôi giầy thích hợp để việc đi lại được thoải mái, tự nhiên. Khi mang vớ chúng ta cần phải chú ý, nếu đôi vớ bị móc tưa hoặc thủng thì phải thay ngay vớ mới. Gần đây, các bạn nữ trẻ tuổi có mốt quần lưng xệ và hở rốn, hở mông theo kiểu Hàn Quốc. Bạn đừng nên vội chạy theo thời trang mà đánh mất sự nghiêm túc và đứng đắn của mình trong lúc làm việc. Đừng bao giờ trang phục hở rốn, hở mông, hở ngực nơi làm việc của Bạn, Bạn sẽ đánh mất sự đánh giá cao của người đối diện.
CHUẨN BỊ CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC XA

Với các nhà quản lý, việc đi công tác xa chiếm khá nhiều thời gian làm việc của họ. Vì vậy, người thư ký văn phòng phải biết cách hỗ trợ để chuyến đi dài ngày có được nhiều thuận lợi. Việc chuẩn bị được chia làm hai tình huống: có thư ký đi tháp tùng và không có thư ký đi cùng.

Chuẩn bị cho chuyến đi công tác

Người thư ký phải nắm được kế hoạch những chuyến đi công tác của giám đốc: công tác định ký, công tác đột xuất. Lên kế hoạch yểm trợ cho chuyến đi công tác của giám đốc và các bộ phận đi cùng.

Có thư ký đi tháp tùng
Khi giám đốc đi công tác có thư ký đi tháp tùng, thường công việc của thư ký là tiếp khách, phiên dịch, chuẩn bị hồ sơ cho các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp thông tin. Người thư ký cần chuẩn bị cho đợt đi công tác xa theo các bước như sau:

Lập một danh sách những việc cần phải làm (To Do List) và đánh dấu vào những việc đã thực hiện xong.

Lên một danh sách các vật dụng cần phải mang theo (đặc biệt hộ chiếu, visa, vé máy bay, tài liệu cần thiết cho chuyến công tác). Đánh dấu sau khi kiểm tra.

Nắm rõ ngày giờ khởi hành, nơi đến và ngày giờ trở về.

Liên hệ trước ở nơi đến để chuẩn bị địa điểm ăn ở, kế hoạch xe đưa đón. Người thư ký cần hiểu được sở thích riêng của giám đốc về chỗ ở, về các món ăn và cân đối thích hợp với chế độ sinh hoạt phí.

Cần chuẩn bị đầy đủ: giấy giới thiệu, thuốc men, các bản hướng dẫn, bản đồ, các thiết bị văn phòng, hồ sơ liên quan.

Các dữ liệu liên quan nếu được sao chép trong đĩa CD-ROM, hoặc lưu trong các ổ dĩa di động với dung lượng cao và mang theo máy vi tính xách tay (notebook). Chú ý, các dĩa mềm dung lượng thấp (1.4Mb floppy disk) thường không đáng tin cậy, nên Bạn cần copy các file dự phòng (back up).

Nếu có thể được thì mang theo điện thoại di động có kết nối mạng qua máy vi tính xách tay để có thể gửi fax, email, truy cập internet, trò chuyện (chat), hội thoại (news) với các bộ phận cần liên hệ hoặc nhận và xử lý thông tin từ đơn vị chuyển đến.

Nên có máy chụp hình kỹ thuật số có giao tiếp với máy vi tính xách tay (thường qua cổng USB), Bạn nên chuẩn bị. Như vậy, có thể chụp ngay những hình ảnh cần thiết, nhập vào máy vi tính và có thể gửi hình qua đường e-mail về ngay đơn vị hoặc trình diễn ngay trên màn hình thông qua projector.

Lên kế hoạch hợp lý và chi tiết cho từng ngày làm việc ở bên ngoài cơ quan.

Chuẩn bị danh thiếp, thiệp mời, thẻ tín dụng gồm có các loại như: Visa card, Master card.

Chuẩn bị danh sách địa chỉ và điện thoại các nơi cần liên hệ công tác. Lập ngay một danh sách các địa chỉ cần liên hệ để nhanh chóng có số điện thoại khi cần.

Chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho đối tác (nếu có). Cần chú ý các loại đặc sản địa phương mà nơi ở của đối tác không có. Ví dụ nếu đi làm việc tại Singapore, bạn nên mua vài bức sơn mài mang đậm màu sắc quê hương Việt Nam để tặng mới có ý nghĩa.